オフィスの生産性向上には多機能な機器の活用が急務となっている。そのなかで特に注目されるのが、プリント、コピー、スキャン、ファクスといった複数の機能を一台に統合した事務機器である。かつてはプリンターやコピー機、スキャナーなどが個別に設置されていたが、管理や設置スペース、コスト面の問題から、一台でさまざまな作業を実現できる製品への需要が高まった。この機器の導入方法には購入とリースの二種類が存在する。経済的な事情や経理上のメリットから、業務機器を購入ではなく、リースで導入する企業や事業所が増えている。
その理由の一つに、高性能な製品ほど初期費用が大きくなりがちであるが、リースを選択することで、その高額な初期投資を必要とせず、月額の一定料金で最新機能を活用できることが挙げられる。支払額が毎月定額となるため、コスト管理も容易であり、利用頻度や事業規模に応じて柔軟に機器を選ぶことができる。事業計画上の見通しを立てやすくなるのは、従業員数や拠点数の変動が大きい事業者にとって特に重要なポイントとなる。一台に多様な機能を集中させることで、用紙や電源、ネットワーク配線などの管理がシンプルになり、省スペース化にも寄与する。多くのモデルではファクス機能が搭載されているほか、ネットワーク経由でパソコンやスマートフォンから出力やスキャンデータの受信が可能であり、働き方改革やテレワークの普及にも応える利便性が高い。
リース契約は通常、数年単位（たとえば5年・7年など）が一般的で、リースの期間中、月額で均等に利用料が発生する。この月額利用料には、本体の使用料だけでなく保守サービスやトナーなどの消耗品費用が含まれるケースも多い。そのため急な修理費などに悩まされることが少なく、経理にも非常に分かりやすい。なお、コピーやプリントの枚数ごとにカウントする「カウンター方式」を導入し、基本枚数を超過した分についてのみ追加料金を設定しているリースプランも存在する。導入検討の際には、どの程度の印刷やコピーが発生するかを事前に把握し、自社に適した性能やサービス内容を重視することが重要である。
小規模事務所で導入する場合と、大規模オフィスで複数台設置する場合とでは必要な能力や機能に大きな差がある。たとえば、１か月の目安として数百枚程度のモノクロ出力が中心であればエントリーモデルでも充分といえるが、数千枚以上の大量出力や高品質なカラー印刷を求める場合は、さらに高性能なモデルの選択が必要となる。月額の料金設定はリース会社や提供プラン、導入する本体の仕様によって差があるが、初期費用が大きい本格的な製品であっても、月々支払える金額で利用開始できるため、多くの会社や店舗で導入へのハードルが低くなる。さらに、機器の進化スピードが早いため、所有よりもリースで契約し数年ごとに最新モデルへ入れ替えることで、セキュリティ面の強化や作業効率の向上を図れる。この点も大きな魅力のひとつである。
契約終了時には、老朽化した本体を返却して新たな契約に切り替えることもできるため、常に最先端の設備を維持しやすくなる。仮にオフィスのレイアウトや印刷量が変化した場合でも、リース契約の更新時により小型・大型・複数台への変更が柔軟にできる。昨今ではリース合意の際、付随して文書管理システムやセキュリティ対策ソフト、OCR（文字認識）ソフトなどがパックになったサービスも選択可能となっており、業務プロセス全体の自動化・効率化を支える基盤となっている。加えて、省エネ設計や環境対応も進んでいて、オフィスの電気代削減やエコ活動への貢献がしやすくなっている点も見逃せない。国や地方自治体による指導や各種補助金制度などを活用することで、より経済的な負担を低減して最新機器を導入できる事例も増加している。
一方で、こうした便利なリース利用にも注意点が存在する。不用意な過剰契約や、実際の印刷・コピー利用数を大幅に上回るプランを選択してしまうと、結果的にコスト高につながる可能性があるため、契約前に十分な使用状況の分析が不可欠である。また、本体機器がリース会社の所有物になるため、契約途中での解約や返却時の対応なども事前に確認しておく必要がある。オフィス環境や事業形態に応じて最適な機能や支払方法を選択し、省力化とコスト最適化を実現させることが、現代の事業運営では求められている。業務効率、コスト管理、機器の更新性、そしてセキュリティやエコ対応、そのすべてに柔軟に適応できる複合機のリース利用は、多くの企業や団体において今後も重要な選択肢となり続けるだろう。
オフィスの生産性向上を目指すうえで、プリント、コピー、スキャン、ファクスなど複数の機能を一台に集約した複合機の導入が注目されています。従来は用途ごとに個別の機器を設置していましたが、コストやスペース削減、管理の効率化を背景に、こうしたオールインワン機器への需要が高まっています。導入方法には購入とリースがあり、特にリースは初期費用を抑えられ、月額定額料金で最新機器を利用できるため多くの企業が採用しています。リースプランには保守や消耗品費用が含まれるものが多く、経理処理も簡素化されるほか、契約期間終了時には簡単に機器の入れ替えや規模変更が可能で、常に最適なオフィス機器環境を維持できます。また、近年はネットワーク機能やテレワーク対応、省エネ設計も進化しており、業務の効率化やSDGsへの取り組みにも貢献しています。
一方で、利用実態に合わない過剰契約や早期解約時のリスクを防ぐため、事前の利用状況分析や契約条件の確認が必要です。複合機のリースはコスト最適化や業務効率化、セキュリティ強化を実現する柔軟な選択肢として今後も多くの企業に支持されていくでしょう。